Mit Geduld und Geschick in extremer Komplexität unterwegs:

wortstark: Respekt. Das war sicher nicht immer einfach.- Angesichts dieser vorher erwähnten langen Zeithorizonte frage ich Sie: Wie lange dauert es, bis eines Ihrer Angebote in die Tat umgesetzt wird?

Roland Schweighofer: Einfache Projekte brauchen ein bis zwei Jahre Vorlauf in Form der Angebotserstellung, also von der ersten Diskussion bis zur Auftragsvergabe und anschließend nochmal genauso lange für die Durchführung. Bei komplexen Themen kann die Angebotsphase schon drei bis vier Jahre dauern und die Durchführung mindestens genauso lange. Es gibt auch krasse Beispiele, wo es von der ersten Idee bis zur Auftragserteilung zehn Jahre gedauert hat.

wortstark: Tja, dann können Sie bei dieser Arbeit wenigstens zwischendrin beruhigt in den Urlaub gehen!? (lacht)

Roland Schweighofer: (lacht) Ja, diese Themen sind nicht unbedingt vom Tagesgeschäft getrieben, aber dafür ergeben sich aus diesen langfristigen Verträgen auch besondere Herausforderungen, zum Beispiel, zutreffende Prognosen über die Preisentwicklung zu erstellen.

wortstark: Ah – das ist ja ein interessanter Punkt! Und wie gehen Sie damit um? Formulieren Sie den Preis vorsichtshalber nur noch in Bandbreiten?

Roland Schweighofer: Zunächst legen wir die Leistung nach den wirtschaftlichen Bedingungen von heute fest. Zusätzlich vereinbaren wir mit dem Kunden sogenannte „Preisgleitklauseln“, die die einzelnen Lohnerhöhungen und Preissteigerung von Materialien der Folgejahre berücksichtigen.

wortstark: Und wie kalkulieren Sie größere Unwägbarkeiten wie Wirtschaftskrisen ein?

Roland Schweighofer: Zu all diesen Fragen gibt es Daten vom statistischen Bundesamt in Wiesbaden, für die einzelnen Branchen. Anhand dieser Angaben entwickeln wir Formeln für die Preisangaben. Es fließt hier auch mit ein, wie hoch der Lohnanteil und wie hoch der Materialanteil bei dem einzelnen Produkt oder der Dienstleistung ist.

wortstark: Da kommt also einiges an Überlegungen und an Datenmengen zusammen: Wie umfangreich sind anschließend Ihre Angebote?

Roland Schweighofer: Es gibt die Leistungsbeschreibung mit den ganzen technischen Spezifikationen, die füllen meistens einen DIN A4-Ordner. Ein Vertrag ist ungefähr ein halber DIN A4-Ordner lang und die Angebote selbst umfassen ca. 100 Seiten.

wortstark: Danke, das wird ab jetzt mein Vergleichsmaßstab für meine Seminare im Bereich Angebotsredaktion, wo ich immer zu „kurz und knackig“ aufrufe. Ich werde meinen Gruppen sagen: „Nur wenn Sie so ein komplexes Produkt wie ein Flugzeug anbieten, dürfen Sie 100 Seiten Angebot und eineinhalb Leitz-Ordner Anhang produzieren – aber in allen anderen Fällen nicht!“ (lacht)

Roland Schweighofer: Ich gebe zu bedenken: Bei Verträgen mit ausländischen Herstellern oder Partnern ist es sinnvoll, nicht nur auf Gesetze zu verweisen, sondern sie wörtlich beizulegen. Ich kann nicht davon ausgehen, dass meinetwegen der italienische Hersteller deutsches Recht zum Thema Gewährleistung mit allen Nuancen kennt. Dann ist es sinnvoller, bestimmte Gewährleistungsparagraphen auf Englisch zu übersetzen und tatsächlich beizulegen. Das dient der Klarstellung.

wortstark: Gut, danke für die Ergänzung – Ausnahmen bestätigen die Regel, was den Angebotsumfang angeht. Sie hatten jetzt das Ausland angesprochen. Wie läuft hier eigentlich insgesamt die Zusammenarbeit ab: Wenn mehrere Länder kooperieren, wessen Gesetz gilt dann eigentlich? Oder in welcher Sprache sind die Angebote und daraus folgende Verträge verfasst?

Roland Schweighofer: Der Gerichtsstand wird für jedes Projekt vom Konsortium festgelegt und liegt im besprochenen Fall bedingt durch den Sitz des Konsortiums in Deutschland. Darüber hinaus gibt es Schiedsgerichtsverfahren, englisch „Arbitration“, die üblicherweise in Frankreich und in der Schweiz vereinbart werden, um den Vertragspartnern maximale Neutralität zu gewährleisten. Die Vertragssprache ist Englisch.

wortstark: Die Unterschiede der einzelnen Kulturen sind ja auch ein Thema. Wenn Sie jemanden einarbeiten sollten, der bisher nur national Angebote erstellt hat, welche Erfahrungen oder konkreten Empfehlungen würden Sie ihm oder ihr mitgeben?

Roland Schweighofer: Zuerst Erfahrungen: Wenn ein Meeting für neun Uhr angesetzt ist, sitzen die Deutschen um diese Zeit mit hochgeklappten Laptops am Tisch und wollen anfangen. Die Italiener sind möglicherweise auch schon pünktlich angekommen, wollen aber erst mal einen Espresso trinken, um warm zu werden. Auch für andere Nationen sind Uhrzeiten eher nur Richtwerte… (lacht)

wortstark: (lacht) Okay, gut, wenn man´s vorher weiß… Und was wären Ihre Tipps?

Roland Schweighofer: Erstens: Gerade wenn jeder sich beim Verhandeln in einer Fremdsprache bewegt, ist es besonders wichtig, wirklich gut zuzuhören und jede Antwort, jedes Agreement mit eigenen Worten wiederzugeben und sich bestätigen zu lassen. Diese Bestätigungsschleifen sind sehr wichtig, noch wichtiger als in einer deutschen Besprechung und es ist oft sinnvoll, es schriftlich zu formulieren. Zweitens: Auch wenn es typisch Deutsch oder bürokratisch klingen mag, aber: Es ist sinnvoll, Besprechungen mit einer Agenda sauber vorzubereiten und mit einem Protokoll nachzubereiten, damit die Vereinbarungen nachvollzogen werden können.

wortstark: – Sie sprechen mir aus dem Herzen! Ich mache seit Jahren auf das brachliegende Potenzial von Besprechungen für den Geschäftserfolg aufmerksam und habe deshalb diesen Punkt fest in meine Grundausbildung für Kommunikation, in den Kommunikationsführerschein (KFS®) eingebaut. Das muss ich jetzt einfach dazusagen. Waren das Ihre Tipps für internationales Verhandeln?

Roland Schweighofer: Ich habe noch einen dritten Tipp: Den Gesprächspartner nie in die Enge treiben, sondern ihm immer Auswahl und Ausweichmöglichkeiten lassen. Das gilt verstärkt für Partner aus Asien und Indien, die traditionell eher zu Gruppenabstimmung erzogen wurden und nicht gewöhnt sind, schnell, selbständig und im Alleingang Entscheidungen zu treffen. Aber das gilt für Gesprächspartner generell.

wortstark: Danke. Zur offenen Frage: Wenn Ihnen aus Ihrem Kontext noch etwas einfällt, was hier nicht angesprochen wurde, aber Ihnen wichtig ist, dann finden Sie hier Raum dafür.

Roland Schweighofer: Ich möchte den Bogen schließen und auf den Reiz meiner Aufgabe zurückkommen: Gerade deswegen macht diese Komplexität auch Spaß, weil man sehr viele Leute aus den verschiedenen Kulturen kennenlernt. Man lernt diese Leute auch privat kennen, wenn man sich immer wieder in Besprechungen trifft und daraus ergibt sich manche Bereicherung der eigenen Sicht, wenn man sich auf die Menschen aus den anderen Ländern einlässt. Das ist etwas, was mir auch sehr gut gefällt an meiner Aufgabe.

wortstark: Das kann ich mir gut vorstellen, ich bin selbst auch immer interessiert an anderen Menschen und neuen Sichtweisen. Auch in diesem Interview mit Ihnen habe ich wieder viel gelernt. Herzlichen Dank für den Einblick in Ihr besonderes Metier der Angebotserstellung!