" 6 Jahre wortstark: Vom erfreulichen Ereignis bis zum Event „

Liebe Leserinnen und Leser,

es kommt mir so vor wie mit Kindern, die scheinbar gerade noch daumenlutschend in ihrer Wiege lagen und kurz danach machen sie schon Abitur - . die Zeit ist so schnell vergangen! Zwischen August 1999 und August 2005 ist eine Menge passiert, hat meine wortstarke Kommunikationsagentur düstere Zeiten erlebt und Höhenflüge vollbracht. Einzelheiten der Firmengeschichte habe ich ja letztes Jahr zum 5-jährigen Jubiläum berichtet (vgl. Ausgabe 7) Doch in allen Turbulenzen hält sich wacker eine Grundlinie, die unbeirrbar nach oben zeigt und gerade im letzten Geschäftsjahr wieder eine schöne Steigung hingelegt hat. Darauf bin ich stolz und möchte Sie als treue wortstark-Newsletter-LeserInnen an meinen guten Nachrichten teilhaben lassen - schon allein um einen Ausgleich zu schaffen zu den vielen negativen Informationen, die uns Tagesschau und Zeitungen täglich bringen. Es scheint ja hierzulande nur noch Preissteigerungen bei gleichzeitigen Massenentlassungen zu geben. Doch lassen Sie sich vom Nachrichtenfaktor Negativismus nicht frustrieren. Als ehemalige Journalistin mache ich Sie darauf aufmerksam: Nachrichten werden unter anderem nach ihrem Negativgehalt ausgewählt. Gehen Sie also mit offenen Augen durch die Welt und nähren Sie Ihr eigenes Bild von der Wirklichkeit. Es wird deutlich erfreulicher ausfallen als die Medienwelt es malt.

Ich habe mehr zu tun denn je. Trotzdem halte ich den vorliegenden kostenlosen und exklusiven Infoservice aufrecht, schon allein, weil mich meine Interviews selber fachlich weiterbringen und mir Spaß machen. Außerdem sind da draußen im Internet Sie, als immer zahlreichere EmpfängerInnen meines Newsletters. Ein schönes und prickelndes Gefühl, welches ich nicht missen möchte. Freuen Sie sich also auch im beginnenden 7. wortstarken Geschäftsjahr auf monatliche Neuigkeiten aus der facettenreichen Welt der Unternehmenskommunikation.

Zur Feier des Tages oder richtiger, zur Feier des Jubiläumsmonats, habe ich ein passendes Thema ausgesucht: Das professionelle Ausrichten von Firmenfesten und Firmenveranstaltungen aller Art. Mein Gesprächspartner Norbert Amthor ist keiner der vielen Quereinsteiger im Eventbereich, sondern er kommt aus der Marketingkommunikation und blickt auf zwei Jahrzehnte praktische Erfahrung zurück, davon 13 Jahre mit seiner eigenen Münchner Agentur VBA-Events. Ein idealer Experte für Firmenveranstaltungen. Und wissen Sie, was mir bei der Beschäftigung mit diesem Thema am meisten Spaß gemacht hat?
Der konstruktive, positive Blick auf diese Welt.

Viel Spaß beim Lesen und hoffentlich auch mal wieder beim Feiern wünscht

Ihre Dr. Annette Hartmann

" Events als Mittel der Unternehmenskommunikation „

wortstark: Herr Amthor: Wie kamen Sie selbst in den Event-Bereich? Sind Sie ein Partylöwe, der seine Geselligkeit zum Beruf gemacht hat?

Amthor: Nein, der Zugang war ganz seriös. Als Betriebswirt war ich zuständig für das komplette Spektrum der Marketing-Kommunikation, also für Pressebetreuung, Messen, Werbung, Verkaufsförderung und eben für Veranstaltungen.

wortstark: Warum haben Sie sich auf Veranstaltungen spezialisiert? Gab es da ein Schlüsselerlebnis?

Amthor: Diese Events haben mir einfach am meisten Spaß gemacht. Und ein Schlüsselerlebnis gab es tatsächlich. Es war 1984 bei meiner ersten internationalen Veranstaltung. Da trafen sich 200 Personen in Barcelona. Damals war schon die Kommunikation mit Spanien nicht so einfach, sogar das Telefonieren, und dann noch der Zoll und alles Drum und Dran. Wenn ich das alles beschreibe, sind wir mit dem Interview fertig.

wortstark: (lacht) Na, dann picken wir mal doch etwas Besonderes heraus?

Amthor: Wir haben ein tolles Programm gemacht in einem privatisierten Museum, mit verschiedenen, für den damaligen Standard wirklich aufwändigen Präsentationen. Und da war es zum Beispiel ein echtes Problem, eine große Leinwand zu besorgen. Die musste extra aus Madrid hingebracht werden. Das sind eigentlich Sachen, wo man heute drüber lacht. Aber damals war es eine echte Herausforderung.

wortstark: Und am Schluss hat aber doch alles geklappt?

Amthor: Ja, das war ja das Tolle. Ich habe dabei entdeckt: Hoppla, ich kann mit solchen Herausforderungen leben. Und mehr als das: Ich stelle mich ihnen gerne weiterhin. Das war schon ein Erlebnis, wenn 200 Leute in einer Galaatmosphäre an ihren Tischen aufstehen und klatschen und Blumen nach vorne auf die Bühne werfen! Die haben einfach die Blumen aus der Tischdekoration herausgenommen und nach vorne geworfen, um zu zeigen, wie gut es ihnen gefallen hat.

wortstark: Das ist wirklich ein wunderbares Schlüsselerlebnis! - Gehen wir mal weiter: Was sind in Ihren Augen die drei wichtigsten Eigenschaften eines guten Event-Managers?

Amthor: Das erste ist detaillierte Planung. Zweitens gewisse Vorausschau. Und dann vor allem Ruhe bewahren.

wortstark: . in der Situation, wenn es so weit ist?

Amthor: Überhaupt - immer. Es gibt immer irgendwelche Ereignisse, wo man nervös werden könnte. Und dann heißt es immer Ruhe bewahren.

wortstark: Beispiel?

Amthor: Die Busse sind bestellt, die Busse sind unterwegs, die Busse kommen nicht an. Und Du stehst da und wartest mit 150 Leuten im Rücken. Heute im Zeitalter des Handys ist das kein Thema mehr. Dann ruft man da an, und findet gleich heraus, wo die Busse sind. Aber man muss trotzdem Ruhe bewahren. Und natürlich vorausschauend planen: Die Busse einfach schon eine Viertelstunde vorher hinbestellen. Wenn sie dann fünf Minuten zu spät sind, kann man schon reagieren. Oder als ein weiteres Beispiel für Ruhe und Vorausschau ist, dass ich weiß, dass bei Präsentationen auch die Beteiligten selbst Lampenfieber haben. Also plane ich ein, dass ich hier eine besondere Ruhe hineinbringe, damit die Verantwortlichen nicht schon durch die äußeren Umstände nervös werden.

wortstark: Das finde ich einen ganz wichtigen Punkt, der mir aus meinen Rhetorik-Coachings sehr bewusst ist. Manche Veranstalter gehen leider nicht so sensibel um mit den Referenten. Doch reden wir hier die ganze Zeit abwechselnd von "Event„ und von "Veranstaltung„. Könnten Sie hier bitte die Begriffe klären: Was ist der Unterschied?

Amthor: Das ist sehr einfach: Veranstaltung ist das alte Wort, Event das neue.

wortstark: Was - einfach alter Wein in neuen Schläuchen?

Amthor: Genau. Ich habe meine Firma vor 15 Jahren Veranstaltungsberatung genannt, weil es den Eventbegriff noch nicht gab. Aber schon damals waren da alle Elemente unseres heutigen Portfolios enthalten, vom Motivieren über das Choreographieren, Inszenieren bis hin zum Informieren - alles war schon damals drin.

wortstark: Und was gibt es für Veranstaltungsformen? Hat sich da nichts Neues getan?

Amthor: Nein, es haben sich nur die Schwerpunkte verschoben und die Zielsetzungen sind heute jeweils klarer. Es gibt die klassischen Veranstaltungsformen Konferenz, Tagung, Seminar, Kongress, Messe, Jubiläum, Betriebsfeste. Und dann die neueren wie Kick-Off, Product-Launch, Sales Meeting, Incentives, Openings. Und auch wenn es heißt "Life-Marketing„ oder "Eventmarketing„. Da scheint viel Neues hintendran zu sein, ist es aber nicht. Es hört sich nur blumiger an.

wortstark: Die älteren Begriffe waren alle deutsch, die neueren englisch. Ist da eine "Anglomanie„ der ganzen Branche passiert?

Amthor: Ja. Früher war man "Veranstaltungsorganisator„ oder "-planer„. Heute macht man dasselbe und nennt sich "Eventmanager„.

wortstark: Finde ich ja klasse, wie Sie da so einfach aufräumen mit diesem Wortgeschäume! Sehr wortstark. Und nun um zu meinem zentralen Fachbereich vorzudringen: Welchen Beitrag können Veranstaltungen denn zur Unternehmenskommunikation leisten?

Amthor: Ich sehe Events als einen wichtigen Bestandteil im Marketing-Mix. Sowohl Kunden als auch Mitarbeiter sollen informiert und motiviert werden, da müssen Beziehungen aufgebaut und gepflegt werden. Das ist auch alles eng verbunden mit Unternehmenskultur und Philosophie.

wortstark: . genau wie Unternehmenskommunikation insgesamt. Bevor ich die Frage nach dem Output und der Erfolgsmessung stelle, drehen wir den Spieß doch mal herum: Was würde einer Firma konkret fehlen, die keine Events macht?

Amthor: In einer Zeit, wo immer mehr Mitarbeiter Freelancer sind oder Zeitarbeiter, wo immer mehr im Home Office arbeiten und man sich nur vom Telefon her kennt. Da gibt es immer weniger unmittelbare menschliche Begegnungen und Gespräche auf dem Gang oder an der Kaffeemaschine. Events schaffen eine Plattform für die persönliche Kommunikation. Da können sich die Leute live sehen und austauschen.

wortstark: Das geht also auch sehr in die Kulturarbeit hinein. Aber die Controller sind auch noch da. Was erzählen Sie denen: Wie lässt sich der Erfolg von Events erfassen?

Amthor: Die Wirkung von Events lässt sich meistens nicht monetär messen. Eine bessere Stimmung oder effizienter arbeitende Mitarbeiter sind schwer eindeutig nachzuweisen. Aber ein sicheres Zeichen für eine gelungene Veranstaltung ist immer ein Publikum, was im Stehen applaudiert. Außerdem verteilen wir Evaluationsbögen, wo die Teilnehmer Noten von 1 bis 5 verteilen und Verbesserungswünsche einbringen können.

wortstark: Aha. Und können wir nun nach einem Blick auf die Chancen von Veranstaltungen bitte auch die Schattenseiten anschauen?

Amthor: Auf den ersten Blick scheint es in wirtschaftlich schwierigen Zeiten oft nicht angebracht, so zu tun, als ob alles prima wäre. Man kann nicht auf der einen Seite tausende Leute entlassen, und auf der anderen Seite eine halbe Millionen für eine große Messebeteiligung ausgeben. Andererseits ist diese Argumentation auf ihre Zukunftsorientierung hin zu prüfen, denn ohne Werbung und vergleichbare Aktivitäten mindert man doch die Aussichten für die verbleibenden Mitarbeiter. Das wäre dasselbe, wie wenn man die Uhr anhielte, um Zeit zu sparen. Die Uhr lässt sich aber nicht anhalten.

wortstark: Ein sehr gutes Bild. Gibt es noch weitere Risiken für oder durch Events?

Amthor: Ja, eine zweite und wirkliche Gefahr im Denken ist dieses "höher - schneller - weiter„. Keine Destination kann weit und verrückt genug sein. Manche Leute meinen, sie könnten frühere Veranstaltungen nur noch mit Canyoning und Bungee Jumping toppen, aber das ist ein gefährlicher Trugschluss. Die meisten Menschen wollen nicht extra zum Mond fahren, bloß um sich mal persönlich zu unterhalten. Die Gäste dürfen nicht überfordert werden! Es ist natürlich auch immer die Frage, wie reisegewohnt die Zielgruppe ist: Manche steigen ins Flugzeug so wie andere Leute in den Bus. Aber für manche sind Flugreisen auch richtig stressig, vor allem wenn es lange Flüge für kurze Events sind. Neulich hatte ich einen Kunden, der hat sich entschieden, für fünf Tage nicht extra mit Mann und Maus nach Las Vegas zu fliegen, weil man seine Mitarbeiter durch den Jet-Lag und die ganze Reiserei mehr gestresst als erfreut hätte.

wortstark: Und was war oder wäre dann die Alternative?

Amthor: "Bleibe im Lande und nähre Dich redlich„ (lacht) . Nein, es muss nicht unbedingt nur Deutschland sein. Aber generell ist bei näheren Locations oft mehr Kreativität möglich, weil ein großer Block der Reisekosten wegfällt. Man geht also ins Alpenvorland, nach Island, Mallorca, Budapest oder Prag.

wortstark: Das entspricht dem Motto: Das Gute findet sich gleich um die Ecke. Stimmt natürlich. Aber in die Ferne schweifen finde ich auch toll, jedenfalls im Urlaub! - Wenn wir nun mit dem Zoom unser bisheriges Gespräch betrachten, weit und nah: Sehen Sie noch etwas, was Ihnen zu Ihrem Thema wichtig ist und worüber wir bisher nicht gesprochen haben?

Amthor: Ja. Es gibt so einen großen Fehler in der Rechnung vieler Firmen, wenn es um Veranstaltungen geht. Und zwar schauen die nur die direkten Kosten des Events an, also Hotel, Organisation, Essen und so weiter. Aber die viel höheren, indirekten Kosten ist die Abwesenheit der Mitarbeiter von ihrem Arbeitsplatz! Und gerade wenn noch lange Reisezeiten dazukommen oder durch Jetlag unproduktive Zeiten, kann das richtig teuer werden. Da komme ich schnell auf versteckte Kosten von einer halben Millionen Euro bei Veranstaltungskosten von 200.000 Euro, weniger als die Hälfte. Die sollen sich das mal insgesamt ehrlicher durchrechnen.

wortstark: Na?! Wenn Veranstaltungen in Wahrheit so viel teurer sind, verscheuchen Sie mit dieser nüchternen Analyse nicht Ihre potenziellen Kunden?

Amthor: Nein. Ich will an die Entscheider appellieren, angesichts solcher Investitionen keine Risiken mehr einzugehen. Das beginnt schon mit dem falschen Hotel, geht über ungeeignete Tagungsräume bis hin zum unrealistischen Timing. Eine professionelle Agentur weiß, wie man eine Veranstaltung zum Erfolg macht und das Geld optimal investiert. Wir bei VBA führen 50 bis 70 Events pro Jahr durch, also mehr als eines pro Woche. Wir haben schon oft genug unser Honorar allein durch gute Verhandlungen mit den Hotels wieder hereingeholt.

wortstark: Gut. Wo wir doch gerade beim Geld sind: Was kostet denn Eventmanagement bei Ihnen?

Amthor: Zwischen 8 und 20% des Gesamtbudgets. Ich kalkuliere vorher den zu erwartenden Aufwand und berechne trotzdem einen Festpreis, wobei ich dem Kunden damit das unternehmerische Risiko teilweise abnehme. Dazu gehört auch in bestimmten Fällen die Vereinbarung, dass Budgetüberschreitungen einen entsprechenden Teil meines Honorars fressen.

wortstark: Da müssen Sie sich aber sehr sicher sein, dass das nicht allzu häufig passiert?

Amthor: Bin ich auch. Neulich sagte mir ein Kunde im Anschluss an eine Veranstaltung: "Das war echt super. Jetzt weiß ich, wofür Sie Ihr Geld bekommen und dass Sie es wert sind.„

wortstark: Hey - was für ein starkes Schlusswort! Dem ist wohl nichts mehr hinzuzufügen, außer: Vielen Dank für das Gespräch.

Norbert Amthor Sie erreichen Norbert Amthor unter n.amthor@vbagmbh.de oder unter Tel. 0049 - 89 - 99 20 42 12. Website: www.vba-events.com

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