1. Projektmanagerin für Webinare: Reiz der Berufswahl?

wortstark: Frau Hahn, Sie sind Projektmanagerin für Webinare bei Webacad, einem Geschäftsbereich der Management Circle AG. Wie kamen Sie zu dieser Funktion? Was reizte Sie einst oder bis heute am meisten an Ihrer Aufgabe?

Ann-Carin Hahn: Ich kam von einer PR-Agentur, hatte dort schon Erfahrung mit Webinaren gesammelt und festgestellt, dass mich das reizt, weil es eine Verbindung herstellt zwischen klassischem Seminargeschäft und den neuen Medien.

wortstark: Worin bestand genau der persönliche Reiz: Wir könnten doch auch zum Lernen weiterhin ein Buch in die Hand nehmen?

Ann-Carin Hahn: Es hat mich gereizt, einen komplett neuen Bereich in der Firma aufzubauen, wo ich nicht nur für die technische Durchführung und Moderation verantwortlich bin, sondern die Verbindung herstellen kann zwischen Referenten und Teilnehmern, dass ich das Ganze koordiniere und davon auch für mich immer etwas mitnehme. Da gab es auch viele neue Themen, mit denen ich vorher keine Berührung hatte, die ich über die Webinare kennenlernen konnte.

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2. Was ist ein Webinar und woher kommt die Idee?

wortstark: Aha, den Zugang kann ich jetzt nachvollziehen, danke. Nächste Frage: Wie erklären Sie, was ein Webinar ist, wenn jemand noch nie etwas davon gehört hat?

Ann-Carin Hahn: Ein Webinar ist im Prinzip ein Vortrag, der live im Internet übertragen wird. Das heißt, Referent und Teilnehmer treffen sich in einem virtuellen Raum und können sich dort austauschen. Entstanden ist das Ganze eigentlich schon in den 50er Jahren in Australien: Dort wohnen die Leute ja sehr weit verstreut und es gibt nicht überall eine Schule. Deswegen haben sie über Funk die Lehrer mit den Schülern vernetzt.

wortstark: Lustig! Und wie und wann kam die Idee nach Europa?

Ann-Carin Hahn: Im Laufe der Jahre wurde die Technik immer weiter entwickelt, aber es gab einen klaren Durchbruchtermin: Als im März 2010 dieser Vulkan auf Island ausbrach und im April die ganzen Geschäftsleute festsaßen, weil der Flugverkehr zum Erliegen kam, da hat man sich auf diese Technik besonnen und so startete der Boom für die Webinare.

wortstark: Also gewissermaßen Phönix aus der Asche!? Der 50er Jahre-Vogel verdankt seinen Aufschwung einer Aschewolke? (lacht)

Ann-Carin Hahn: Ja! (lacht) Und es passt natürlich auch die technische Entwicklung des Internets dazu, die Breitbandverfügbarkeit, schnelles Internet, damit es ruckelfreie Webcam-Bilder gibt und so weiter.

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3. Was kann ich mit einem Webinar machen? Vorteile?

wortstark: Super – so viel zur dramatischen Entstehungsgeschichte. Nun weiter: Was kann ich nun mit einem Webinar machen?

Ann-Carin Hahn: Webinare sind sehr vielfältig einsetzbar: Man kann zum Beispiel neben einem Vortrag, der durch eine PowerPoint-Präsentation unterstützt wird, auch eine Live-Demo zeigen von einer Software oder man kann ein virtuelles Meeting abhalten innerhalb eines Teams und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Somit lassen sich Webinare nutzen für die Weiterbildung, für Vertrieb und Marketing, oder für die Zusammenarbeit dezentraler Teams.

wortstark: Also vielseitig ist es. Was hat ein Unternehmen sonst noch davon? Wo sind die Vorteile?

Ann-Carin Hahn: Die Vorteile sind Zeit- und Reisekostenersparnis, denn man kann sich ja von überall auf der Welt in diesen Raum einwählen. Außerdem lässt sich innerhalb kürzester Zeit eine Vielzahl von Personen erreichen, die unkompliziert teilnehmen können.

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4. Skeptiker-Argument Nr.1: Körpersprache fehlt – oder doch nicht?

wortstark: Wie machen Sie Skeptikern Appetit auf das Treffen im virtuellen Klassenraum? Ein oft gehörtes Argument dagegen ist ja, dass man nur in der unmittelbaren Begegnung die Körpersprache der anderen Menschen sehen kann?

Ann-Carin Hahn: Das gibt es bei Webinaren auch, wenn alle per Webcam zugeschaltet sind!

wortstark: Wie oft kommt das vor?

Ann-Carin Hahn: Das kommt ganz auf den Bedarf an, technisch ist es jedenfalls machbar. Die meisten Webinar-Tools ermöglichen es, dass zumindest der Trainer per Webcam zu sehen ist.

wortstark: Und wie groß kann so eine Gruppe sein, wenn alle gefilmt würden?

Ann-Carin Hahn: So fünf bis zehn Leute.

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5. Webinare-Software: Produkte und Kosten für Selbermacher

wortstark: Okay, also normale Seminargruppenstärke. Da Sie gerade von „Tools“ sprechen: Was gibt es denn da für Webinar-Software?

Ann-Carin Hahn: Wir arbeiten mit „Adobe Connect“, das ist einer der größten Anbieter. Es gibt weitere kostenpflichtige Anbieter, aber auch kostenfreie Tools. Da können Einsteiger testen, ob Webinare etwas für sie sind.

wortstark: Wenn wir schon bei Produkten sind: Was kostet denn so was? Ungefähr?

Ann-Carin Hahn: Wie gesagt, es gibt kostenfreie Produkte, die aber nur eingeschränkte Funktionen bieten, andere sind schon für einen dreistelligen Betrag zu haben. Wenn das Tool mehr können und stabil laufen soll, kommt es darauf an, für wie viele Teilnehmer man die Lizenzen kauft. Also zum Beispiel kostet es bei Adobe Connect für 200 Teilnehmer rund EUR 8.000,- im Jahr plus einmalige Einrichtungsgebühr.

wortstark: Aha, das ist ja schon ein gewisser Betrag. Und wie viel macht diese Einrichtungsgebühr aus?

Ann-Carin Hahn: Dazu kann ich kaum etwas sagen, weil das unterschiedlich ist, wie ein Kunde das gestaltet haben will. Das können schon noch mal an die EUR 5.000,- werden. Es lohnt sich wirklich nur für Unternehmen, die das regelmäßig und intensiv nutzen. Ansonsten wäre es besser, mit einer einfachen Variante erst mal anzufangen oder zum Beispiel einen externen Dienstleister wie WEBACAD zu beauftragen.

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6. Die Alternative: Webinare machen lassen

wortstark: Welche Kunden nutzen Ihr Angebot, Webinare durchführen zu lassen?

Ann-Carin Hahn: Unsere Kunden kommen aus den unterschiedlichsten Branchen. Das sind zum Beispiel Software-Entwickler aus dem Projektmanagement- oder Call-Center-Bereich… Unternehmen können Webinare intern und extern nutzen. Da sind keine Grenzen gesetzt.

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7. Nutzung von Webinaren in Deutschland

wortstark: Gut. Gehen wir zur nächsten Frage: Wann immer bei uns eine neue Internetanwendung auftaucht, ist sie in den USA schon längst eingeführt und es wird dann immer auf große Nutzungsquoten verwiesen. Das war zuletzt beim E-Book so, was hierzulande ja nur zögerlich Anklang findet. Wie sieht die Nutzung von Webinaren in Deutschland aus: Wie viele Webinare pro Monat oder pro Woche veranstalten Sie und wie viele Personen nehmen im Schnitt daran teil?

Ann-Carin Hahn: Wir veranstalten zwei bis drei Webinare pro Woche mit durchschnittlich 30 bis 40 Teilnehmern. Das können aber auch mal 200 Teilnehmer sein oder nur fünf, je nach Thema.

wortstark: Ich hole hier gerade meinen Taschenrechner heraus… Moment… Das macht dann 132 Webinare im Jahr mit insgesamt 4.637 Teilnehmern. Jetzt haben wir mal Zahlen aus Deutschland, sehr gut. -  Wie viel Vorlauf hat so ein Webinar eigentlich, von meinem ersten Input bei Ihnen bis zum fertigen Webinare?

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8. Vorlauf und Dauer eines Webinars

Ann-Carin Hahn: Wir haben einen Vorlauf von sechs bis acht Wochen, um die Inhalte abzustimmen, alles zu vermarkten und so weiter. Als Faustregel gilt: Ein Webinar für extern sollte man nicht früher als drei Wochen bewerben, weil sich viele Leute sehr kurzfristig anmelden. Wer also sein Webinar zum Beispiel über XING bekanntmacht, dem reicht auch eine Woche vorher.

wortstark: Das klingt ja relativ kurzfristig… Noch eine weitere Frage zu Zeiten: Wie lange dauert denn ein Webinar im Schnitt?

Ann-Carin Hahn: Zwischen 60 und 90 Minuten ist gut, weil danach die Aufmerksamkeitsrate zu sehr absinkt.

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9. Sprechen ins Leere? Rückmeldungen aus der Gruppe

wortstark: Aha, die Spielfilmlänge also wieder… (lacht) danke. Jetzt schauen wir uns doch mal die Perspektive für die Trainer oder Moderatoren an: Bei einem Präsenzseminar sehe ich meine TeilnehmerInnen, ich kann sie morgens persönlich begrüßen und nehme danach den ganzen Tag wahr, was jeder einzelne macht. Ich kann reagieren, wenn jemand fragend schaut, gähnt oder abgelenkt ist. Was bekomme ich bei einem Webinar von der Gruppe mit? Wie prüfe ich, ob die noch alle am Ball sind? Frage ich alle paar Minuten: „Hallo, seid Ihr noch alle da?“ (lacht)

Ann-Carin Hahn: (lacht) Nein, so nicht, aber man kann und sollte versuchen, die Teilnehmer bei der Stange zu halten und einzubinden. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten: Sie können Fragen im Chat einfordern von der Gruppe und die aber auch zeitnah beantworten. Zweitens können Sie Umfragen einbinden, zum Beispiel eine Multiple Choice-Befragung einbauen…

wortstark: Und wie reagieren die Teilnehmer darauf: Mit ihrer Maus?

Ann-Carin Hahn: Genau, die klicken dann die Punkte an mit ihrer Maus. Und genau wie bei einer normalen Präsenzveranstaltung auch sollte die Darstellung abwechslungsreich sein. Dafür bietet sich an, die Moderation zu zweit zu machen, damit die Teilnehmer mal eine andere Stimme hören.

wortstark: Also mit Audio, die Tonspur ist immer dabei…?

Ann-Carin Hahn: Ja, Ton ist immer dabei. Nur Webcam macht nicht jeder Trainer, weil er ja ungewohnterweise in eine Kamera hineinspricht und nicht zur Gruppe. Manche mögen das nicht.

wortstark: Wenn ich mir vorstelle, dass mich dann die Gruppe sieht, würde ich das machen. Nicht zuletzt deshalb, weil ich in der Teilnehmerrolle selbst auch gern den Referenten sähe.

Ann-Carin Hahn: Manche Trainer lösen das mit einem Foto, welches während des Seminares eingeblendet wird, damit die Leute ein Gesicht sehen. – Aber was bei der Moderation noch ganz wichtig ist: Es sollte immer jemand im Hintergrund bereitstehen, der sich um die Technik kümmert, sowohl auf Moderatorenseite als auch bei den Teilnehmern - wenn mal etwas nicht funktioniert. Das kann ein Co-Moderator sein oder jemand anderes, damit sich der eigentliche Referent voll auf den Inhalt und auf die Gruppe konzentrieren kann.

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10. Technische Voraussetzungen für die Webinar-Teilnahme

wortstark: Was müssen denn die Teilnehmer eines Webinars machen, technisch betrachtet?

Ann-Carin Hahn: Das ist von Tool zu Tool unterschiedlich. Aber in der Regel braucht man nur einen Computer mit Internetzugang. Sie bekommen einen Link zugeschickt, da klicken Sie drauf und werden reingelassen. Sie machen Ihre Lautsprecher an und setzen Ihr Headset auf, falls Sie auch selbst etwas sagen möchten, sonst nur Lautsprecher an. Bei den meisten Tools gibt es auch die Möglichkeit, die Telefone einzubinden, dann wird es eine Telefonkonferenz. Bei einem reinen Vortrag müssen aber die Teilnehmer nicht zwingend sprechen.

wortstark: Und das läuft dann einfach so? Ohne besondere Software auf dem eigenen PC?

Ann-Carin Hahn: Bei einigen Programmen muss man vorher noch etwas installieren, bei anderen genügt der Flash Player, der meist bereits vorinstalliert ist.

wortstark: Hm. Das könnte ein Hindernis sein: Wenn jemand aus einem größeren Betrieb an einem Webinar teilnehmen will, aber das freie Herunterladen von irgendeiner Software erlauben nicht alle IT-Administratoren?

Ann-Carin Hahn: Ja, das kann ein Ausschlusskriterium sein, ist aber nicht die Regel. 

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11. Besonderheiten beim Lehrmaterial für ein Webinar

wortstark: Aha. Jetzt haben wir die Teilnehmerperspektive angeschaut. Lassen Sie uns nun die Trainerperspektive betrachten: Was ist anders, wenn ich Anschauungs- und Lehrmaterial für ein Webinar erstelle, verglichen mit einer normalen Präsentation oder Seminargestaltung?

Ann-Carin Hahn: Grundsätzlich gelten die gleichen Tipps wie bei einer normalen Präsentation auch, aber manches verstärkt: Schon eine Standardpräsentation mit PowerPoint sollte nicht mit Text überfrachtet werden sondern viele Grafiken und Bilder enthalten, beim Webinar ist das noch wichtiger. Wenn schon der gesamte Text, den der Referent sagt, dort steht, ist das sehr ermüdend. Lieber ein paar Folien mehr erstellen, aber die immer nur mit einer Kernbotschaft füllen.

wortstark: … genau wie bei einem normalen Vortrag auch…

Ann-Carin Hahn: Ja, nur beim Webinar ist das noch bedeutsamer, es wirklich zu tun. Außerdem empfiehlt es sich, alle ein, zwei Minuten auf eine neue Folie zu wechseln, um den Teilnehmern auch visuell eine Abwechslung zu bieten. Man muss natürlich nicht mit PowerPoint arbeiten: Wir hatten vor einem halben Jahr mal einen Referenten, der hat eine Webcam aufgebaut und nur mit dem Flipchart gearbeitet. Auch das ist natürlich möglich. Da haben die Teilnehmer noch mehr das Gefühl: Okay, der steht tatsächlich vor mir und redet mit mir -

wortstark: Eben! Der zeigt nicht eine olle Folie, die er schon Jahre hat, sondern alles entsteht frisch vor den Augen der Teilnehmer. Das wäre mein Ding, so würde ich das auch machen.

Ann-Carin Hahn: Und es kam auch bei den Teilnehmern sehr gut an. Für viele Referenten ist es halt noch ungewohnt, nur mit der Kamera zu sprechen, das sagte ich schon. – Als nächstes ist es beim Webinar wichtig, alle fünf Minuten ein Highlight einzuplanen. Das muss nichts Weltbewegendes zeigen: Ein kleines Ranking, eine verblüffende Geschichte, ein paar konkrete Tipps – so etwas. Wichtig ist auch, dass der Vortrag gut strukturiert ist und auf ein klares Ziel hinausläuft, auf das hingearbeitet wird. Am Anfang muss der Teilnehmer wissen, was ihn am Ende erwartet. Und entscheidend ist auch ein guter Abschluss, der den Teilnehmern in Erinnerung bleibt.

wortstark: Okay, danke. Jetzt kommt mir gerade folgende Anschlussfrage: Wenn ich als Trainerin anfangen will mit Webinaren, wie gehe ich am besten vor? Ich habe also einen Kunden X, und der möchte ein Seminar bei mir buchen. Und jetzt? Hole ich Sie mit rein?

Ann-Carin Hahn: Ja. Wir wären der technische Dienstleister und würden den virtuellen Raum zur Verfügung stellen, den Sie mit Ihren Teilnehmern aus dem Unternehmen nutzen können für dieses Training.

wortstark: Und wer hilft mir beim Webinar erstellen? Ich wüsste ja nicht, was ich tun muss?

Ann-Carin Hahn: Wir bieten auch den technischen Support und helfen bei der Gestaltung des Webinarraums. Und auch während des Vortrags stehen wir Ihnen zur Verfügung ebenso wie im Hintergrund, damit alles läuft.

wortstark:
Das hat doch auch Vorbereitungselemente? Wird das aufgezeichnet, wenn einer am Flipchart steht oder ist das live?

Ann-Carin Hahn: Das ist bei allen Tools gleich: Man kann Webinare sowohl live machen als auch aufzeichnen und das dann weiterverwenden.

wortstark: Die Aufzeichnung ist dann vor allem für die Trainerin interessant, oder? Zumindest als Eigenwerbung?

Ann-Carin Hahn: Nein, nicht nur für die Trainerin, das nützt auch dem Unternehmen, wenn zum Beispiel an dem eigentlichen Seminartag ein paar Mitarbeiter ausfallen, können die auch im Nachhinein noch an der Schulung teilnehmen über die Aufzeichnung.

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12. Was sind typische Webinar-Themen?

wortstark: Aha. Was sind denn Themen, die besonders gern per Webinar aufbereitet werden?

Ann-Carin Hahn: Social Media und Soft Skill-Themen werden mehr genutzt als zum Beispiel Themen für die Produktion.

wortstark: Weil man das Teil nicht direkt anschauen kann? Oder weil Leute vom Band in der Zielgruppe sind?

Ann-Carin Hahn: Nein, da sind auch Produktionsleiter dabei. Aber es empfiehlt sich grundsätzlich erst mal zu fragen: Für welche Zielgruppe biete ich das Webinar an und akzeptieren die diese Methode?

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13. Kosten einer Webinar-Teilnahme

wortstark: Klar. Noch eine wichtige Frage fällt mir abschließend ein: Was kostet eigentlich die Teilnahme an Webinaren bei Ihnen, also wenn Management Circle ein offenes Training anbietet?

Ann-Carin Hahn: Also kostenfreie Webinare laufen super… (lacht)

wortstark: Die gibt es ja auch an jeder Ecke! Aber ich frage mich: Kann das dann Qualität sein?

Ann-Carin Hahn: Tja, in Deutschland bedeutet Internet immer noch Mitnahmekultur. Die Leute denken „wenn es im Internet ist, dann zahl ich dafür nichts“. Damit die Qualität stimmt, muss entsprechend in die Vorbereitung eines Webinars investiert werden. Je nach Umfang und Aufwand sind dann auch kostenpflichtige Angebote durchaus gerechtfertigt.

wortstark: Finde ich auch. Kommen wir zur offenen Frage: Wenn Ihnen aus Ihrem Kontext noch etwas einfällt, was hier nicht angesprochen wurde, aber Ihnen wichtig ist, dann finden Sie hier Raum dafür.

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14. Fazit: Einsatzzwecke von Webinaren

Ann-Carin Hahn: Zusammenfassend kann ich sagen, dass die Unternehmen das Webinar vor allem als interessantes Mittel für Marketing, Vertrieb und virtuelle Meetings erkannt haben und bereit sind, dafür zu investieren. Im Gegensatz zu einer Videokonferenz kann ich im Webinar gemeinsam an Dokumenten arbeiten und ein Webinar ist auch günstiger als eine Videokonferenz. Webinare werden aber auch für die Weiterbildung immer stärker genutzt. Das ging aus einer Studie hervor, die wir letztes Jahr unter Personalern gemacht haben. Dabei ist auch herausgekommen, dass Webinare die klassischen Seminare nicht ersetzen, aber auf jeden Fall sinnvoll ergänzen können.

wortstark: Das beweist wieder mal das Rieplsches Gesetz von der Medienkomplementarität: So wie das Radio nicht die Zeitung ersetzt hat und das Fernsehen nicht das Radio, sondern immer nur ergänzt, so ist es auch diesmal…?

Ann-Carin Hahn: Genau. Und was die Ziele und Inhalte angeht, so ist das Webinar nicht für alles geeignet, aber für vieles.

wortstark: Ein schönes Schlusswort! Vielen Dank für dieses hochinteressante Gespräch, Frau Hahn.

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Sie erreichen Ann-Carin Hahn unter Tel.  +49 - 6196 77 999 - 265                         
E-Mail: ann-carin.hahn
@webacad.de

Website: www.webacad.de